Kick-off The Ninja project met Ministerie BZK

Vrijdag 17 februari 2023 is bij mboRijnland op Lammenschans de kick-off geweest van The Ninja project van het ministerie van BZK, bij het team ICT4 van mboRijnland. Daarbij waren opdrachtgever, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), I-Partnerschap  en ICT-docenten en een grote groep van 54 enthousiaste studenten van de opleiding Software Development van team ICT4 aanwezig. De opdrachtgever was er om zich voor te stellen, de behoefte bij de overheid nader uit te leggen en om antwoord te geven op vragen van de studenten.

The Ninja project is een losstaand team van BZK Transparant. Vanuit het IHH Lab-West van I-Partnerschap is een samenwerking gestart tussen overheid en o.a. mboRijnland waarbij met studenten van ICT4 wordt gekeken naar het vraagstuk “Overheidsinformatie” van de overheid aan de front-end. Naast studenten van mboRijnland werken ook studenten van De Haagse Hogeschool en van TU Delft aan projecten in opdracht van het recent opgerichte IHH-Lab West-NL in The Dutch Innovation Factory. In dit lab werken overheid en onderwijs, onder begeleiding van I-Partnerschap, samen aan diverse projecten over informatiehuishouding.

De taken van het Ministerie BZK zijn het zorgen voor het goed functioneren van het openbaar bestuur van ons land. Daartoe behoort voorbereiding en uitvoering van beleid, wetten en regelingen, maar ook het controleren hierop. Bij deze taken produceert en ontvangt de overheid veel informatie. Hierbij kan man twee soorten informatiekanalen definiëren. De “informatiestroom” bestaande uit documenten als adviezen, beleidsnota’s en rapporten en de “communicatiestroom” zoals e-mail en Social Media.

Bij eerdere besprekingen met BZK is de vraag aan mboRijnland gesteld om mee te denken aan het oplossen, c.q. in goede banen leiden van de toenemende stroom van overheidsinformatie. Hierbij kan gedacht worden aan het ontwikkelen van een tool, maar ook andere suggesties zijn welkom. Zaken die daarbij spelen zijn: verkleinen van de informatieberg, sneller en beter terug vinden van informatie en het werk effectiever en efficiënt maken.

Docent Arnoud van Breukelen van MICT4 heeft deze vraag opgepakt en is met het voorstel gekomen om met zijn ICT studenten een “Virtual Assistent” te ontwikkelen. Het resultaat zou dan zijn een werkende mock-up website waarop de ambtenaar een  document ziet en dat met een virtuele assistent (die is gebaseerd op de beslisboom) het document wel/ niet opslaat of anders. Deze werkende beslisboom (in vorm van virtuele assistent) is aan te passen door de beheerder van BZK.

Afgelopen vrijdag was het dus zover en konden de ICT studenten vragen stellen aan de overheid. De opkomst van de studenten was goed en er werden goede en interessante vragen aan de overheid gesteld. Een selectie hiervan is;

• Wordt alles geautomatiseerd of wordt de keuze door mensen gemaakt?
• Verwerkt het systeem alleen nieuwe documenten of ook documenten die door anderen zijn gemaakt?
• Moeten we rekening houden met veiligheid van het systeem?
• Moeten alleen de documenten bij mails of ook de inhoud van de mail worden gescand?
• Mag er informatie zijn in de tool over hoe je die tool gebruikt?
• Zijn er vragen/ een selectielijst/ criteria waar een document aan moet voldoen?
• Moet het op alle apparaten kunnen draaien? Laptop, mobiele telefoon.

Na ongeveer een uur werd de kick-off afgesloten en nu zijn de studenten aan het werk met de opdracht. Iedereen is benieuwd naar de uitkomsten van deze pilot!

CIV Smart Technology ondersteunt het college Techniek & ICT van mboRijnland bij de uitvoering van dit project. Dit project past goed binnen onze doelstellingen circulariteit, energietransitie en digitalisering.